Política de tratamiento de datos personales

01Alcance y a quién aplica

GROVOS S.A.S («GROVOS», «nosotros») ofrece una plataforma de ventas y atención al cliente por WhatsApp: los negocios que nos contratan conectan su propia línea de WhatsApp Business y atienden a sus clientes desde nuestra herramienta, con apoyo de un asistente automatizado.

Esta política aplica a dos grupos de personas:

• Negocios clientes. Empresas y personas que contratan GROVOS, y los integrantes de su equipo que usan la plataforma.
• Clientes finales. Personas que escriben por WhatsApp a un negocio que usa GROVOS.

02Qué datos tratamos

No solicitamos datos sensibles (salud, biometría, origen étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, vida sexual). Si un cliente final los envía por su cuenta dentro de un mensaje, quedan almacenados como parte de la conversación y reciben el mismo tratamiento confidencial; puede pedir su eliminación en cualquier momento.

03Datos de la Plataforma de WhatsApp Business (Meta)

GROVOS se integra con la WhatsApp Business Platform de Meta. Cuando un negocio conecta su línea, recibimos y procesamos datos de esa plataforma («Datos de la Plataforma»): mensajes entrantes y salientes, números de teléfono, nombres de perfil, identificadores de la cuenta de WhatsApp Business y estados de entrega.

Sobre esos datos asumimos los siguientes compromisos:

• Los usamos únicamente para prestar el servicio contratado por el negocio dueño de la línea.
• No los vendemos ni los cedemos a terceros con fines comerciales o publicitarios.
• No construimos perfiles de personas fuera del negocio que las atiende, ni cruzamos datos entre negocios distintos.
• Cada negocio está aislado de los demás: ningún cliente de GROVOS puede ver las conversaciones ni los contactos de otro.
• Los eliminamos cuando el negocio lo solicita, cuando termina el contrato o cuando Meta lo requiere.
• Cumplimos las Condiciones de la Plataforma de Meta y sus políticas para desarrolladores.

El uso de WhatsApp por parte del cliente final se rige además por las políticas propias de WhatsApp y Meta, ajenas a GROVOS.

04Para qué usamos los datos

1. Entregar y operar la plataforma: recibir, mostrar, responder y organizar conversaciones de WhatsApp.
2. Permitir que el asistente automatizado responda consultas con el catálogo e información que el negocio suministra.
3. Pasar la conversación a una persona del equipo cuando el asistente no deba o no pueda responder.
4. Mantener el historial de cada contacto para dar continuidad a la atención.
5. Emitir facturas y gestionar el cobro del servicio al negocio.
6. Dar soporte técnico y resolver incidencias.
7. Proteger la seguridad de la plataforma, detectar fraude y prevenir abusos.
8. Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias en Colombia.

Base legal. Tratamos los datos con autorización del titular, por la ejecución del contrato con el negocio, por interés legítimo en la seguridad del servicio y por obligaciones legales aplicables.

05Uso de inteligencia artificial

El asistente de GROVOS usa modelos de lenguaje de proveedores externos para redactar respuestas. Para generar cada respuesta enviamos al proveedor el contenido necesario de la conversación y la información de catálogo del negocio.

• Los proveedores actúan como encargados, bajo acuerdos que les prohíben usar esos datos para fines propios.
• No autorizamos el uso de las conversaciones para entrenar modelos de terceros.
• Un mensaje puede ser atendido por una persona del equipo del negocio en cualquier momento; el cliente final siempre puede pedir hablar con un humano.

06Con quién los compartimos

Compartimos datos solo con quienes hacen posible el servicio, y solo lo necesario:

No vendemos datos personales, en ninguna circunstancia.

07Transferencias internacionales

Algunos de nuestros proveedores operan fuera de Colombia. Al usar GROVOS, el titular acepta que sus datos puedan ser tratados en otros países, con proveedores obligados contractualmente a estándares de protección equivalentes a los exigidos por la normativa colombiana.

08Cuánto tiempo los conservamos

• Conversaciones y contactos: mientras el negocio sea cliente activo. Al terminar el contrato se eliminan dentro de los 90 días siguientes, salvo solicitud previa de exportación.
• Archivos adjuntos (fotos, audios, documentos): igual que las conversaciones.
• Datos de facturación: el tiempo que exija la ley comercial y tributaria colombiana (hasta 10 años).
• Registros técnicos y de seguridad: hasta 12 meses.

09Cómo los protegemos

• Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) en todas las comunicaciones.
• Contraseñas almacenadas con funciones de derivación de clave; nunca en texto plano.
• Aislamiento por negocio: cada cliente accede únicamente a sus propios datos.
• Acceso restringido por roles y verificación de la firma de cada evento recibido de Meta.
• Copias de seguridad periódicas y registro de accesos.

Si ocurre un incidente que comprometa datos personales, lo notificaremos a los afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la ley.

10Sus derechos

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, usted puede:

• Conocer qué datos suyos tratamos y cómo.
• Actualizar y rectificar datos inexactos o incompletos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista deber legal de conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Escriba a grovossas@gmail.com indicando su nombre, su número de contacto y qué desea. Respondemos consultas en 10 días hábiles y reclamos en 15 días hábiles, prorrogables según la ley.

11Cómo pedir la eliminación de sus datos

Para solicitar que borremos su información:

1. Envíe un correo a grovossas@gmail.com con el asunto «Eliminación de datos».
2. Indique el número de teléfono con el que escribió y, si lo sabe, el nombre del negocio que lo atendió.
3. Verificaremos su identidad y eliminaremos sus conversaciones, contacto y archivos asociados.
4. Le confirmaremos por escrito, a más tardar en 15 días hábiles.

También puede pedirlo directamente al negocio que lo atendió por WhatsApp. Conservaremos únicamente lo que la ley nos obligue a mantener (por ejemplo, soportes contables).

12Menores de edad

GROVOS no está dirigido a menores de 18 años y no recolectamos sus datos de forma consciente. Si detectamos o nos informan que tratamos datos de un menor sin autorización de sus representantes legales, los eliminaremos.

13Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política. Publicaremos la versión vigente en grovos.io/privacidad.html con su fecha, y avisaremos a los negocios clientes por correo cuando el cambio sea sustancial. El uso continuado del servicio después de la actualización implica su aceptación.